Számos oka van annak, hogy egy szervezet ISO 9001-es minősítést szeretne szerezni. A leggyakoribb ilyen ok, hogy az ügyfél vagy egy megkötött szerződés megköveteli azt.

De mi az oka annak, hogy az ügyfél megköveteli a szabvány szerinti tanúsítást? Nos, az, hogy az ISO 9001 tanúsítás bizonyítja, hogy egy szervezet folyamatosan képes olyan terméket előállítani és olyan szolgáltatást nyújtani, amely megfelel az ügyfél és a jogszabályok követelményeinek. 

A világon egyre több szervezet igényli az ISO 9001 tanúsítást, mint előfeltételt az üzleti tevékenységek folytatásához. Valójában, már több mint egy millió szervezet rendelkezik ISO 9001 tanúsítvánnyal világszerte. Az ISO 9001 szabvány alkalmazható minden iparágban és szervezetben, függetlenül annak típusától, méretétől, az előállított terméktől vagy a nyújtott szolgáltatástól.

A szabvány értelmező, nem előíró jellegű; meghatározza az ellenőrzési követelményeket, amelyekkel foglalkozni kell, de nem határozza meg, hogy milyen módszereket kell alkalmazni. A tanúsítást igénylő szervezeteknek igazolniuk kell, hogy dokumentáltak és bevezettek egy hatékony rendszert. Ez a rendszer kerül értékelésre, nem a termékek vagy szolgáltatások minősége, illetve az egyének teljesítménye.

A tanúsítással, a jobb minőség mellett, a szervezetek versenyelőnyre tehetnek szert. Megfelelő ügyfelek nélkül minden vállalat veszélyben van. Emiatt elengedhetetlen, hogy az ügyfelek elégedettek legyenek és az általuk elvárt követelményeket a szervezet teljesítse.

 

Az ISO 9001 szabvány egy, már bevált keretrendszert nyújt a folyamatok irányítására, melynek eredménye képpen olyan szolgáltatást vagy terméket képes szállítani a szervezet, mely folyamatos elégedettséget vált ki a vevőkből.

Ha szeretne elindulni az ISO 9001 útján – csinálja jól! Túl sok szervezet szeretné a gyors győzelmet és ezért bevezetnek egy olyan irányítási rendszert, ami megfelel a szabványnak, de a szervezetnek nem. Az ilyen rendszer talán megszerzi a tanúsítást, de a szervezet rövid idő után rájön, hogy a rendszer nem reprezentatív a vállalkozás számára és túl bonyolult a fenntartása. Szánja rá az időt, gazdálkodjon bölcsen az erőforrásaival és ne habozzon segítséget kérni egy szakértőtől!

Olvasson tovább és tudjon meg többet az ISO 9001 bevezetésének folyamatáról és a tanúsítás megszerzéséről!

ÜTEMEZÉS

Az ISO 9001-alapú irányítási rendszer bevezetése általában 6-12 hónapot vesz igénybe. Esetenként hosszabb idő is szükséges lehet, az elvégzendő munkáktól és a vállalat által biztosított erőforrásoktól függően. Az első egy-két hónap a vállalat működésének és az alkalmazott folyamatoknak a megértéséről szól.

A következő néhány hónapot rá kell szánni a folyamatleírások és a szükséges dokumentáció elkészítésére, a hiányelemzések végrehajtására és a tanúsító testület kiválasztására. Általában hat hónap után a rendszer készen áll a bevezetésre és működtetésre. A feljegyzéseket a megfelelés bizonyítékaként meg kell őrizni és egy hónap működés után lefolytatható a tanúsítási audit első szakasza, a dokumentációértékelés. Ezután végbe mennek a helyesbítő tevékenységek, majd sor kerülhet a tanúsító audit második szakaszára.

RENDSZERBEVEZETÉS

A bevezetési folyamat fontos szerepet játszik abban, hogy a minőségirányítási rendszer előnyei teljes mértékben realizálódjanak. A legtöbb szervezet mérhető megtérülést észlel már a folyamat korai szakaszában.

Először is teljes körűen be kell vonni a felső vezetést annak meghatározásába, hogy miért kíván a szervezet ISO 9001 alapú minőségirányítási rendszert alkalmazni. Felül kell vizsgálni a szervezet küldetését, jövőképét és értékeit. Ezt követően a szervezet készen áll arra, hogy meghatározza a minőségpolitikáját és minőségcéljait, azonosítsa a fő folyamatokat és azok kölcsönhatásait a minőségcélok elérése érdekében.

Dokumentálni, nyomon követni és fejleszteni kell azokat a folyamatokat, amelyek az üzleti tevékenységet előmozdítják és hozzájárulnak a célok eléréséhez. Hiányelemzéseket kell végezni a működő rendszerben, annak meghatározása érdekében, hogy hol teljesülnek a követelmények és hol nem. Ezután a szervezetnek fel kell használnia a hiányelemzések eredményeit egy olyan végrehajtási terv kidolgozásához, amely meghatározza a tevékenységeket, a teljesítéseket, a felelősöket és a határidőket.

TANÚSÍTÁS

A tanúsítás nem kötelező! Rengeteg olyan cég létezik, amely alkalmazza a szabványt, mint keretrendszert a minőség fejlesztésére, de sosem igényelte a tanúsítást. Mindazonáltal, amennyiben külső nyomások (ügyfelek, szerződések, pályázatok, stb.) lépnek fel, úgy a tanúsítás szükségessé válik.

A szervezetnek biztosnak kell lennie, a saját belső audit eredmények alapján, hogy a rendszer készen áll a tanúsításra, mielőtt felkérné a harmadik felet, hogy értékelje a rendszert. A tanúsító szervezetek, mint az EMT Zrt. / NQA Hungary, függetlenek és az UKAS által akkreditáltan nyújtanak tanúsítási szolgáltatásokat.

TANÚSÍTÁSI AUDIT 1. SZAKASZ

A rendszer bevezetése után a tanúsító testület elvégzi a Tanúsítási Audit első szakaszát, melynek során értékeli a létrehozott dokumentációt és ellenőrzi a kulcsfontosságú gyakorlatokat (pl. belső audit, vezetőségi átvizsgálás, a teljesítmény figyelemmel kísérése). A dokumentációértékelés általában egy napot vesz igénybe. Ha a szervezet teljesíti ezt az auditot aggodalomra okot adó területek nélkül, akkor a tanúsító testület megállapítja, hogy a rendszer készen áll a teljes auditra.

TANÚSÍTÁSI AUDIT 2. SZAKASZ

Nagyjából egy vagy két hónappal (egyeztetés alapján) a sikeres Tanúsítási Audit 1. szakasza után a tanúsító testület visszatér, hogy értékelje az egész rendszert. Ellenőrzik a megfelelést a vevői, jogi, szervezeti és szabvány követelményeknek.

Az audit időtartama függ a szervezet nagyságától, a telephelyek számától és az irányítási rendszer alá tartozó tevékenységektől. Például egy kicsi, 10 vagy annál kevesebb alkalmazottal rendelkező szervezet két napos auditra számíthat. Az auditnapok száma a szervezet méretével arányosan növekszik. Ha az audit során nagy nemmegfelelőség nem kerül rögzítésre, akkor az audit csoport javaslatot tehet a tanúsításra. Ennek feltétele, hogy az esetlegesen feltárt kis nemmegfelelőségekre meghatározott helyesbítő tevékenységekről elfogadható tervet nyújtson be a szervezet.

A tanúsítvány néhány héttel később kerül kiadásra, miután az UKAS jóváhagyta az auditjelentést. Abban az esetben, ha egy vagy több nagy nemmegfelelőség kerül megállapításra, a tanúsító testület dönthet úgy, hogy speciális auditot hajt végre néhány hónappal később, mikor a nagy nemmegfelelőség lezárásra került, vagy megismétli a teljes tanúsítási auditot, amikor a szervezet úgy ítéli, hogy kijavította a feltárt nagy nemmegfelelőséget.

FELÜGYELETI AUDIT

A szervezet méretétől függően a tanúsító testület létrehoz egy éves vagy féléves felügyeleti programot. Az éves összes felügyeleti audit napok száma várhatóan a Tanúsító Audit napjai számának harmada. A tanúsító testület minden audit alkalmával felméri a rendszer kulcsfontosságú elemeinek megfelelőségét, mint például a belső auditokat, a vezetőségi átvizsgálást, a vevői elégedettséget és a helyesbítő tevékenységeket. A rendszer más területeit is mintavételezik és értékelik. A három éves tanúsítási ciklus során a rendszer minden eleme átvizsgálásra kerül.

OKIRATMEGÚJÍTÓ AUDIT

Háromévente újra, a teljes rendszer értékelésre kerül. Az okiratmegújító audit napok száma várhatóan a Tanúsító Audit napjai számának két harmada. Feltételezve, hogy az értékelés nem tár fel nagy nemmegfelelőségeket, az audit csoport javaslatot tehet a tanúsítás fenntartására. Az esetlegesen feltárt kis nemmegfelelőségekre meghatározott helyesbítő tevékenységekről készített elfogadható terv benyújtása után a tanúsító testület újra kiadja az ISO 9001 tanúsítványt.

ELŐNYÖK

A tanúsítás segítséget nyújt a szervezetnek a világpiacokhoz való fokozott hozzáférésben. A potenciális ügyfelek a szerződéskötés előfeltételeként előírhatják a tanúsítást. Ha a tanúsítvány a helyén van, a szervezet készen áll. Mindezen felül az ISO 9001 tanúsítvány megkülönböztetheti a szervezetet a piac többi résztvevőjétől és versenyelőnyt biztosíthat.

A tanúsítási logó a minőségi teljesítmény jele, melyet a sikeres felügyeleti auditok során újra és újra megszerezhet a szervezet és azt büszkén jelenítheti meg.

Köszönhetően a fegyelmezett megközelítési módoknak, a jobb ellenőrzésnek és annak, hogy a megelőzésre összpontosít a szervezet, további előnyökre tehet szert a magasabb működési teljesítmény, a megfelelő kommunikáció, az átláthatóság és a megelőzött balesetek terén is.

A tanúsított szervezetek visszajelzései alapján megállapítható, hogy profitálnak folyamataik meghatározásából és dokumentálásából. Ez annak tudható be, hogy elengedhetetlen a pontos működés átvizsgálása a szervezet minden területén és annak megértése, hogy miként teremtenek értéket a vevőik számára.

Forrás: NQA Global Blog