logoEMT3

Híreink

Felkészülés a távauditok lefolytatására

Mi is pontosan a távaudit?

A távauditot részben vagy teljesen a helyszíntől távol folytatják le. Az audit követelmények megfelelnek egy szokásos helyszíni audit követelményeinek, de különböző támogató technológiák használata megengedett, ha a helyszín bejárás nem megoldható vagy nem megfelelő.

Mire számíthatok?

A távaudit általában a helyszíni audittal azonos időtartamú. Önöknek végig elérhetőnek kell lenniük, és az audit időtartamának legnagyobb részét konferenciahívás segítségével kell le bonyolítani. Szintén hasznos lehet a távaudit lefolytatására a képernyő megosztásos funkciók használata. Ez csökkenti a szervezet és az auditor közötti átadott adatok és információk mennyiségét. Az auditor kérheti továbbá, hogy felülvizsgálat céljából a dokumentumokat e-mailben előre küldjék el neki. Minden átadott adatot vagy információt a titoktartási és adatvédelmi irányelveinknek megfelelően kezelünk, amelyek elérhetők a honlapon.


Logisztika - Mit kell tenni annak biztosításához, hogy minden készen álljon?

Magától értetődő, hogy a távaudit erősen függ a technológiától. Néhány egyszerű logisztikai pontról érdemes meggyőződnie, hogy biztosan készen álljon a távauditra:

  • Rendelkezésre áll-e olyan rendszer, amely lehetővé teszi az online konferenciahívást (lehetőleg videóval), például a GoTo Meeting, Teams, a Google Hangouts vagy a Skype;
  • Ha nincs hozzáférése ehhez hasonló rendszerekhez, akkor az auditor Skype-n küld egy meghívót;
  • Ha az online kapcsolat nem lehetséges, az auditor kérheti az ügyféltől, hogy az információkat e-mailben küldje át, és közben telefonon keresztül legyenek kapcsolatban;
  • A felesleges késedelmek elkerülése érdekében az audit előtt ellenőrizze, hogy biztosan tisztában van-e a kiválasztott technológia használatával.


Mit kell elérhetővé tennem a távaudithoz?

1. Személyzet

a) Az ügyfélnek rendelkezésre kell állnia az audit teljes időtartama alatt.
b) A felelős személyzetnek elérhetőnek kell lennie az audit lényeges részein. Lehet külön csatornán beszélni, vagy ha lehetséges ugyanarról a helyről, mint többi személyzet;
c) A vezetőknek rendelkezésre kell állniuk az audit Vezetői szerepvállalás szakaszában, valamint a nyitó és záró értekezleten.

2. Dokumentáció

a) Ha megoldható képernyőmegosztással, vagy az információk elküldésével e-mailben;
b) Legyen tudatában a belső információbiztonsági folyamatoknak.

3. Helyszín bejárás

a) Az olyan szabványok és auditok esetében, amelyek megkövetelik a helyszínbejárást vagy a meghatározott folyamatok követését a helyszínen, törekedjünk arra, hogy ezek webkamera vagy videohívás segítségével legyenek bemutatva az auditornak.
b) Ha ez a technológia, az egészség és biztonság, illetve a munkahely bezárása miatt nem lehetséges, akkor ezeket a helyszíni auditokat egy későbbi speciális audit vagy a következő audit során kell elvégezni. Ezt az auditor határozza meg az egyedi körülmények alapján. Ez az audit típusától, az üzleti tevékenységektől és a tanúsított szabványtól is függ.


Mi történik, ha nem működik a kapcsolat az audit napján?

Az auditor megpróbálja ott folytatni az auditot, ahol csak lehetséges. Ha a távaudit során problémák merülnek fel az összeköttetéssel, akkor az auditor megpróbálja telefonon befejezni az auditot. Ha ez a helyzet, akkor az ügyfél készüljön fel a kulcsfontosságú dokumentumok e-mailen történő továbbítására, hogy az auditor áttekinthesse őket. Kérjük, mindenképp ellenőrizze előre, hogy az audit helyszín lefedettsége megfelelő-e.

Az auditornak e-mailen küldött dokumentumok ajánlott listája a következők:

  • Belső audit jegyzőkönyv
  • Belső audit terv
  • Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyv és tevékenységek
  • Nemmegfelelőségek, reklamációk naplója
  • Helyesbítő intézkedések
  • Helyesbítő dokumentáció
  • Kockázatok
  • Egyéb alapvető üzleti folyamatokat támogató dokumentáció (ha lehetséges)


Mi történik, ha a távauditot nem sikerül teljeskörűen végrehajtani, vagy tanúsító esetleg okiratmegújító auditról van szó?

Törekedjünk az audit teljeskörű elvégzésére. Ha azonban nem tudunk az irányítási rendszer hatékonyságáról teljes körűen megbizonyosodni, és ezért nem tudjuk a teljes auditot távolról elvégezni (ez a legvalószínűbb egy okiratmegújító audit esetén), akkor a tevékenységek későbbi helyszíni auditálásról gondoskodni kell.
Ilyen körülmények között a tanúsító testület dönthet úgy, hogy ideiglenesen meghosszabbítja a tanúsítvány érvényességét legfeljebb hat (6) hónappal, a sikeres távaudit függvényében. Az auditor ezt követően egy helyszíni auditot hajt végre hat (6) hónapon belül a tanúsítvány lejárta előtt a fennmaradó részek pótlására.
Felhívjuk figyelmét, hogy az összes távauditot az NQA kockázatelemzésnek vetheti alá. Az irányítási rendszer korábbi teljesítménye befolyásolhatja a távaudit teljességére vonatkozó alkalmasságát.

 

NQA oraELŐKÉSZÜLETEK

 

  Legalább 2 héttel az audit megkezdése előtt

 

  Az auditor értesíti az ügyfelet és megegyeznek az audit logisztikájáról, az Audit tervről és időbeosztásról, valamint a szükséges személyzetnek, feljegyzéseknek és bizonyítékoknak a rendelkezésre állásáról.

 

  Az audit megkezdése előtt

 

  Az ügyfél helyezzen készenlétbe minden dokumentumot és személyt a távaudit előtt.

  Küldje át az auditornak a dokumentumokat, amennyiben ebben előzetesen megállapodtak.

  

  Az audit 1. napja

 

  A konferenciabeszélgetés azzal a technológiának a használatával kezdődik, amiben két héttel korábban megállapodtak.


Megjegyzés: A koronavírus helyzet miatt elképzelhető, hogy a jelenlegi audit időpontja a tanúsítási ciklushoz képest elcsúszik, a következő auditnak viszont az eredeti tanúsítási cikluson belül kell megtörténnie.

 

 

 

Keresés

Gyors információ

Cégünk rendszertanúsításokkal és képzésekkel kapcsolatos szolgáltatásairól felmerülő kérdése esetén kérem hívja munkatársunkat információs vonalunkon, ahol részletes szakmai válaszokat kaphat a kérdéseire.
icon telefon3

Információs telefonszámunk:
+36-23-444-275

Tisztelt Ügyfeleink!

Tájékoztatjuk Önöket, hogy áramszünet miatt az ügyfélfogadás 09.22-én szünetel.

Megértésüket köszönjük!